Gestion de la dynamique de groupe

Les difficultés les plus fréquentes dans la gestion de la dynamique de groupe

Il est essentiel de reconnaître que, sous une forme ou sous une autre, et à différents degrés, tous les groupes de mentorat auront à traverser des difficultés ou des conflits au cours de leur développement. Comme nous l’avons souligné précédemment en prenant appui sur la théorie du développement relationnel, il est normal et prévisible que des conflits surviennent. Ceux-ci peuvent être constructifs, dans la mesure où ils suscitent des échanges honnêtes et ouverts entre les filles et leurs mentores. Voici une série de suggestions quant à la manière d’aborder certains problèmes fréquents que vous aurez peut-être à surmonter dans la mise en œuvre du programme.

Que faire quand survient un conflit au sein du groupe?

Malgré tout le soin apporté au jumelage, des accrochages se produisent parfois entre les filles. Il faut savoir gérer ces situations et favoriser des relations interpersonnelles saines, afin que chaque membre du groupe bénéficie d’un cadre sécurisant qui alimente son sentiment d’appartenance. Les conflits qui finissent par survenir sont autant d’occasions de tirer des leçons et de s’exercer en groupe à régler sainement les différends, plutôt que de fustiger les personnes en cause et de recourir aux insultes, à l’indifférence ou à d’autres comportements malsains.

Voici des suggestions quant à la manière d’intervenir dans quelques situations susceptibles de se présenter sur le terrain :

  • Un désaccord survient entre des filles. Lorsqu’un conflit oppose directement des filles au sein du groupe, les mentores devraient intervenir sans délai pour le désamorcer. En présence d’un comportement récurrent, il y a lieu de rencontrer séparément la ou les instigatrices du conflit afin de clarifier la source du problème. Souvent, une difficulté ou une insécurité sous-jacente est à l’origine de la frustration.
  • Un désaccord survient entre des mentores et des filles. Il convient sans doute mieux d’examiner les éléments de ces conflits lors de réunions séparées entre mentores. Par exemple, si une mentore adopte une approche trop directive et ne permet pas aux filles d’orienter la planification et le contenu des activités, il y aurait lieu de discuter du problème lors d’une séance de débreffage. Plutôt que de responsabiliser uniquement la mentore mise en cause en lui demandant de rectifier son approche, il est envisageable que les mentores cherchent ensemble des manières de gérer la situation. La formation continue des mentores est aussi l’occasion de revoir des thèmes tels que « Comment animer un groupe » et « Comment communiquer efficacement au sein d’un groupe ».
  • Des participantes forment des cliques et excluent les autres filles. Les groupes de mentorat réunissent une diversité de personnalités et, c’est inévitable, certains liens vont se nouer plus facilement et rapidement que d’autres. Pour cette raison, il arrive que des filles se sentent isolées du groupe. D’où l’importance de faire des activités qui favorisent la participation de toutes. Lorsque deux filles ont tendance à toujours se tenir ensemble, songez à des activités qui leur permettront de travailler individuellement ou de collaborer, chacune de son côté, avec d’autres filles. Il est aussi intéressant de prévoir des activités qui appellent la collaboration du groupe dans son ensemble, de même qu’un certain nombre de travaux pratiques à la place de discussions.
  • Des filles sont réfractaires aux compromis. Certaines filles refusent carrément d’être dirigées ou sont peu enclines à accepter les idées des autres. Cela représente une difficulté de taille, en particulier pour les mentores. Comment parvenir à un équilibre au sein d’un groupe quand une personne tente constamment, et avec vigueur, d’imposer son point de vue? Une solution possible est d’instaurer la prise de décision par alternance entre les filles. À chaque séance, une participante suggérera un thème de discussion ou une activité, et toutes les filles auront la chance de faire de même, à tour de rôle, sans que vous ayez à attirer l’attention sur celle qui se ferme au compromis. Si vous préférez amener le groupe à mettre au point collectivement le contenu des activités, envisagez plutôt de recourir à des méthodes de remue-méninges éprouvées. Par exemple, demandez à chaque fille d’écrire sur une feuille deux suggestions d’activités, et le groupe fait ensuite son choix, par un vote ou autrement.

Que faire quand un jumelage ne fonctionne pas?

Quelques suggestions tirées de l’expérience sur le terrain pour gérer un groupe qui ne fonctionne pas :

  • Amorcez un dialogue avec les mentorées ou les mentores pour connaître leurs points de vue sur la dynamique du groupe.
  • Laissez ouvertes les voies de communication et fermez la porte aux plaintes. Incluez dans la formation des mentores de l’information sur les comportements et attitudes qui nuisent à la communication ou la favorisent.
  • Intégrez des points de contrôle du programme pour les petits groupes. Un point de contrôle consiste en une étape prédéterminée où un groupe peut choisir de mettre fin à un rapport de mentorat et, au besoin, s’engager dans un nouveau jumelage. L’intervalle entre chaque point de contrôle devrait être de 6 à 12 semaines, environ.
  • Si la décision a été prise de répartir autrement les participantes dans les groupes de mentorat, la tenue d’une activité réunissant toutes les filles vous aidera à repérer celles qui s’entendent bien et pourraient former un groupe harmonieux.

Même si vous avez pris le temps de sélectionner et de jumeler soigneusement les mentores et les filles, certains rapports de mentorat se retrouveront peut-être devant des obstacles difficiles à surmonter. Dans un premier temps, vous pouvez tenter d’intervenir pour dénouer le problème. Si les difficultés persistent, considérez la possibilité de remanier les groupes et, au besoin, de jumeler les filles à d’autres mentores. Pour déterminer quelles mesures seront les plus appropriées, essayez d’évaluer si le problème se limite ou non à une mentorée ou une mentore en particulier.

La présence de conflits récurrents menant à l’abandon du programme par les participantes est le premier signe qu’un jumelage de groupe ne fonctionne pas. D’autres indices devraient vous mettre en alerte, dont le manque de cohésion au sein du groupe, des liens peu fluides, des conflits fréquents, des comportements inattendus, l’autosabotage du groupe, le sabotage d’autres groupes, l’abandon du programme ou l’absence non justifiée de mentores ou de mentorées. Gardez à l’esprit que les filles n'établiront pas de liens d’attachement avec un groupe traversé par des conflits et à l’intérieur duquel il y a peu de communication. Bien que cela soit rare, il peut arriver que le mentorat individuel convienne mieux que le mentorat de groupe au profil d’une participante.

Si après de premiers efforts vous ne parvenez pas à résoudre le conflit ou le problème de communication au sein d’un groupe constitué, un nouveau jumelage entre les filles et leur mentore pourrait s’avérer judicieux. Si le problème semble découler principalement d’une mentore, envisagez de lui offrir d’exercer une autre fonction au sein du programme — parfois, une personne n’est tout simplement pas faite pour jouer le rôle de mentore. Si c’est plutôt la dynamique entre les filles qui est en cause, vous pourriez répartir celles-ci stratégiquement entre les groupes. Cela devrait se faire de façon planifiée, et non pas abrupte, pour éviter que les mentorées et les mentores aient un sentiment d’échec ou de culpabilité. Prévoyez une activité divertissante pour amorcer dans l’entrain les nouveaux regroupements — par exemple, une sortie, un repas en commun ou une activité brise-glace.

Que faire quand deux ou plusieurs mentores ne collaborent pas bien?

Some other important guiding principles for mentors can include:

  • If you are unsure or feel uncomfortable with information that is being shared or are questioning what to do, ask the staff person. There is always an open door policy.
  • Ensure that mentors know the steps and actions that will be taken if abuse, neglect or safety issues are shared and the staff person will be responsible for calling in further interventions.
  • If they cannot be present in the moment because of conflict or issues they are experiencing in their own lives, mentors should inform the staff person so they can better support them. They should know that it is okay if they need to take a break or focus on a crisis in their own lives.

Le comentorat présente divers avantages dont profite le programme de mentorat de groupe pour filles. Du point de vue du personnel, cette formule facilite la gestion des ressources humaines, l’établissement du calendrier et la mise en place d’un plan de relève. Du point de vue des filles, cela signifie qu’il y a deux mentores en mesure de fournir un appui et avec qui tisser des liens. Cependant, le jumelage de deux mentores appelées à prendre en charge ce processus de collaboration n’est pas tout à fait exempt de conflits. Quand apparaissent des tensions, il est d’abord important d’essayer de les désamorcer et de les gérer. La personne responsable au sein du personnel devrait aborder la question en privé avec les mentores et convenir avec toutes les deux de la façon de résoudre le conflit. Par exemple, elles pourront s’entendre pour diviser les responsabilités ou encore établir une liste des principes qui orienteront dorénavant leur collaboration et qui pourront être adoptés comme règles du groupe. Des rencontres de suivi devraient être prévues avec la responsable du personnel pour évaluer les progrès. En présence d’une incompatibilité majeure liée au style de leadership ou à la personnalité des mentores, envisagez d’attribuer à l’une d’elles un autre rôle au sein du programme.

Que faire quand une mentorée entretient une relation néfaste ou un attachement malsain?

Il est essentiel d’assurer un maintien des limites si l’on veut encourager les filles qui participent au programme de mentorat à nouer de saines relations. Il arrive parfois qu’une fille entretienne un attachement malsain à l’égard d’une mentore, d’une membre du personnel ou d’une autre mentorée.
D’abord, vous devez vérifier si la mentorée est en sécurité et si l’attachement en question n’est pas lié à un problème voire à une situation de crise à l’extérieur du programme, mais qui requiert une attention. Une responsable devrait s’entretenir en privé avec cette fille pour s’assurer qu’il n’y a pas dans sa vie des éléments qui représentent un danger. En l’absence de ce genre de problèmes, évitez tout de même de la blâmer et tentez plutôt d’orienter autrement sa participation au programme.

Si une fille s’est attachée à une membre du personnel, par exemple, fournissez-lui l’occasion de prendre part à des activités spéciales au sein de son groupe pour détourner son intérêt vers autre chose. Il serait peut-être aussi judicieux d’organiser une rencontre séparée entre cette mentorée et sa mentore pour que leur lien se solidifie. Si l’attachement d’une participante à l’égard d’une mentore est préjudiciable aux autres membres du groupe, prévoyez des activités qui mettront l’accent sur le travail en équipe et sur les interactions entre les filles exclusivement. On souhaite ainsi que le fait de se rapprocher des autres filles atténuera l’importance de l’attachement envers la mentore. Si ces interventions se révèlent infructueuses, envisagez de jumeler la participante à un autre groupe de mentorat.

What to do when a mentee or mentor is in crisis

L’organisme Rebound, à Sarnia Lambton, a instauré une « règle des 5 secondes ou des 5 minutes » : L’information peut-elle attendre quelques minutes avant d’être transmise ou faut-il la communiquer de toute urgence à la coordination du programme ou au personnel sur place? Cette règle est expliquée durant la formation et l’orientation des bénévoles, de sorte qu’elle serve de ligne directrice à toutes les mentores lorsque survient une crise au sein d’un groupe.

Les processus en place et la formation devraient indiquer aux mentores comment elles doivent intervenir si une participante se trouve en situation de crise. Il importe de départager clairement au départ les responsabilités des mentores et celles du personnel du programme. On attend des mentores qu’elles rapportent tout élément inquiétant, mais il revient ensuite au personnel d’intervenir directement, d’orienter la fille vers d’autres ressources ou de communiquer avec les autorités ou services responsables — les parents ou tuteurs, l’école ou la Société de l’aide à l’enfance. Il est utile de prévoir dès le début du programme la procédure à suivre et de maintenir à jour une liste des personnes et organismes avec lesquels communiquer pour que les filles ou les mentores en difficulté obtiennent le soutien dont elles ont besoin.

Enfin, lorsqu’il y a des interventions de crise auprès d’une fille ou d’une mentore, prenez soin d’amorcer un dialogue avec les autres membres du groupe pour vous assurer qu’elles ne sont pas indirectement affectées par la situation et pour bien leur expliquer que ces mesures ont été prises dans l’intérêt de la personne en difficulté. Quand une situation provoque beaucoup d’émotions, il est très important d’offrir une écoute et un soutien à chacune des membres du groupe.

Que faire quand des filles commencent à manquer des activités?

L’absentéisme de certaines filles est l’un des problèmes auxquels vous ferez peut-être face. Le manque de régularité de leur participation non seulement les empêche de vivre l’expérience à fond, mais a aussi des répercussions sur les autres filles et les mentores avec lesquelles elles sont jumelées. Il est important de vérifier les raisons de leurs absences, qui sont parfois indépendantes de leur volonté. Les difficultés suivantes, susceptibles d’entraver la participation d’une mentorée, sont les plus courantes :  

  • l’absence de communication avec la mentore;
  • le sentiment de ne pas être entendue ou appréciée au sein du groupe;
  • un conflit avec d’autres filles qui prennent part au programme;
  • des problèmes de transport;
  • un manque d’encouragement à participer de la part des parents ou des tuteurs;
  • des tâches ou responsabilités familiales telles que le gardiennage de jeunes frères et sœurs;
  • la maladie ou d’autres obstacles au bien-être physique, mental ou émotif;
  • un handicap ou le manque d’accessibilité des lieux;
  • des obstacles culturels;
  • un sentiment d’insécurité ou d’incompétence en compagnie du groupe.

Plusieurs de ces problèmes peuvent être résolus grâce à une meilleure communication et des mesures appropriées. Le mieux est en premier lieu de vérifier directement auprès de la participante pourquoi elle ne participe pas aux activités. Utilisez le mode de communication qu’elle préfère et tentez d’établir si ses absences sont le résultat d’un choix délibéré ou de causes indépendantes de sa volonté. Il peut aussi être judicieux d’entrer en contact avec ses parents ou ses tuteurs, au cas où ceux-ci auraient mal compris le type d’engagement requis par le programme. Assurez-vous qu’ils saisissent l’importance d’une participation régulière, de même que les répercussions des absences de leur fille sur ce que celle-ci et les autres membres de son groupe retireront du programme. Voyez ce que vous êtes en mesure de faire pour enlever ou contourner les obstacles, et demeurez au besoin en contact avec les parents ou les tuteurs pour maintenir leur intérêt dans le programme.

« Je ne viens pas des quartiers riches de la ville, moi!... »

Une membre du personnel d’un programme de mentorat de groupe pour filles a constaté l’existence d’un enjeu un soir où elle raccompagnait chez elles des participantes après une sortie sur le terrain. Alors qu’elle venait de déposer l’une des filles, elle a entendu une autre mentorée du groupe comparer à la sienne la taille de la résidence qu’elle venait d’apercevoir. Après ce moment charnière, l’engagement de la mentorée qui avait fait ce commentaire s’est mis à décliner. Elle n’a cessé de se comparer aux autres filles et a commencé à manquer des activités pour passer du temps avec une amie de qui elle se sentait plus proche. Il a été difficile de renouer les liens entre cette participante et son groupe, mais sa réintégration a été facilitée par l’invitation qui a été faite à son amie à se joindre aussi au programme. Cette situation a de surcroît éveillé le désir d’échanger et de débattre plus à fond de la question des « privilèges ». Le groupe en est venu à s’interroger sur la notion de « richesse », pour reconnaître que celle-ci prend plusieurs formes et que les biens matériels ne sont pas un signe de la valeur des personnes.

Que faire quand des mentores commencent à manquer des activités?

Le défaut des mentores de se présenter aux rencontres prévues avec leur groupe risque d’avoir des répercussions importantes sur la dynamique de celui-ci. L’absence est parfois justifiée par la maladie, une crise à résoudre ou d’autres situations indépendantes de la volonté des mentores. Pensez à adopter des mesures préventives pour assurer la régularité des activités, notamment en ayant recours au comentorat ou à des mentores suppléantes. Vérifiez aussi que la formation et l’orientation des mentores mettent suffisamment l’accent sur leur rôle et sur l’importance de la continuité de leur engagement et de leur participation aux activités.

« Je ne viens pas des quartiers riches de la ville, moi!... »

Si des problèmes personnels les empêchent d’être disponibles à un moment ou un autre, les mentores devraient en informer la membre du personnel afin d’obtenir le soutien requis. Les mentores devraient savoir que leur besoin de prendre une pause sera respecté si elles traversent des difficultés dans leur propre vie.

Si une mentore manque régulièrement des rencontres, communiquez directement avec elle pour connaître les raisons de ses absences. Tout en soulignant l’importance de son rôle, demandez-lui si elle est en mesure de poursuivre son engagement et si le calendrier des rencontres est compatible avec ses autres activités. Faites preuve de compréhension dans votre approche, en évitant un ton accusateur, car malgré leur bonne volonté les mentores traversent parfois des passages difficiles dans leur propre vie. Voyez quel type de soutien vous pouvez leur offrir pour faciliter leur présence régulière aux rencontres.

Dans tous les cas, il est impératif que les filles ne se retrouvent pas sans mentore. D’où la nécessité de pouvoir compter sur des mentores suppléantes. Si cela n’est pas possible, demeure la possibilité de demander à une membre du personnel ou à une mentore déjà engagée de prendre en charge le groupe. Il faut reconnaître que l’arrivée d’une nouvelle personne est susceptible d’avoir un effet positif autant que négatif sur la cohésion du groupe. Si vous le jugez bon, invitez filles à s’impliquer dans le processus de transition. Dites-leur que vous comprenez que le changement a une incidence sur elles et remerciez-les de leur coopération. Il est préférable de ne pas fragmenter le groupe et de poursuivre avec les mêmes filles la démarche déjà amorcée.

Que faire quand des rapports de mentorat prennent fin prématurément?

La planification de la phase de dissolution du groupe et de la fin de la relation de mentorat fait partie intégrante d’un bon programme. Pour qu’un rapport de mentorat se termine dans la sérénité, il convient d’informer clairement les participantes, dès le départ et plus tard dans le déroulement, de la date à laquelle les activités prendront fin.

L’élaboration de votre programme devrait comprendre des politiques et des processus visant à assurer des fins de relations harmonieuses, qu’elles aient été ou non planifiées (pour en savoir plus long et bénéficier de suggestions concernant la planification de la phase finale, consultez la section intitulée Programme et rencontres.

Une fin dite prématurée se produit quand le rapport entre des mentores et des mentorées s’interrompt de manière non planifiée. Plusieurs raisons peuvent être en cause, étant donné que les mentores et les mentorées ont de part et d’autre des vies complexes. La mise en place d’un processus clair pour mettre un terme au rapport de mentorat offre un exemple inspirant aux yeux de jeunes qui ont connu dans d’autres contextes des fins de relation bâclées. Il vaut donc la peine de créer des occasions d’échanger, de se réjouir et de boucler la boucle, même lorsqu’une relation prend fin de manière prématurée. À l’inverse, une fin de relation mal gérée risque de renforcer les modèles négatifs que les filles pourraient avoir acquis et d’assombrir leur espoir que les choses iront en s’améliorant. En réalité, une fin de relation prématurée et mal gérée peut faire plus de mal à la mentorée que si le rapport de mentorat n’avait jamais été amorcé.

La meilleure façon de prévenir la fin prématurée des rapports de mentorat est de sélectionner avec soin les mentores et de s’assurer que celles-ci ont des attentes réalistes, puis de voir à ce que le programme soit bien structuré et leur fournisse le soutien requis. Toutefois, quand malgré tout un rapport de mentorat s’interrompt prématurément, le personnel du programme devrait veiller à ce qu’un processus de séparation soit mis en œuvre au bénéfice des mentores et des mentorées. Il n’est pas vain de célébrer tout ce qui a été appris au cours de l’expérience de mentorat et de donner aux participantes la chance de se dire au revoir.

Voici quelques suggestions relatives à la gestion de la fin prématurée de rapports de mentorat :

  • Amenez les filles à échanger et à dégager ce qu’elles ont retiré de l’expérience de mentorat. Incitez-les à célébrer les meilleurs moments et ce qu’elles ont le plus aimé chez leur mentore.
  • Assurez les filles que la fin prématurée du mentorat n’est pas de leur faute et, si possible, expliquez-leur franchement pourquoi leur mentore a choisi d’interrompre l’expérience.
  • S’il est impossible d’organiser une rencontre en personne pour se dire au revoir et célébrer, encouragez les participantes à s’écrire.
  • Prenez l’initiative d’une activité de groupe pour célébrer le changement et discutez avec les filles des expériences et des apprentissages que ce nouveau départ rendra possibles. L’activité pourrait comprendre un remue-méninges, l’illustration de visions d’avenir ou encore l’écriture d’un journal de bord contenant des rêves et des objectifs individuels ou touchant l’ensemble du groupe.
  • Envisagez d’organiser un événement « Qui suis-je? » au cours duquel les filles pourront exprimer avec fierté leur identité, faire le bilan du parcours qu’elles ont fait ensemble et esquisser un portrait des personnes qu’elles ont envie de devenir. Prenez des photos durant l’événement et suggérez aux filles d’écrire une lettre adressée à la personne qu’elles seront dans plusieurs années. Invitez aussi les mentores à écrire aux mentorées telles qu’elles les entrevoient dans l’avenir et convenez d’une date future à laquelle ces lettres seront ouvertes.

Prenez le temps de réfléchir à ce qui a causé la fin prématurée du rapport de mentorat et voyez comment tirer des leçons de cette tournure imprévue. Parfois, l’interruption est inévitable, par exemple lorsqu’une mentore traverse une crise ou doit déménager. Cependant, dans certains cas, la fin aurait pu être repoussée si la mentore avait bénéficié de plus de soutien, de formation ou d’information. Sachez considérer ce qui est arrivé comme une occasion d’apprentissage, qui s’ajoutera à l’expérience des participantes et les incitera à aller de l’avant.

Prenez le temps, donc, de réfléchir aux circonstances particulières de chaque fin prématurée de mentorat :

  • Was their reason for leaving based on external changes beyond their control?
  • Was the early termination due to relationship conflict or from a challenge the mentor felt in carrying out the role?
  • Could their expectations of the role be better or differently communicated from the outset?
  • Could greater measures be taken to support their ongoing involvement and management of the mentoring group dynamic?
  • What were some of their unique qualities or characteristics that seemed to conflict with the role or program?

L’organisme Cornerstone Family & Youth Inc. a trouvé différentes manières de célébrer le départ prématuré de participantes. Quand une des mentorées a dû déménager, le groupe a organisé une fête de départ, offrant ainsi à toutes l’occasion de célébrer le temps passé ensemble, puis de se dire au revoir. Les filles ont offert à leur compagne un sac cadeau contenant des activités pour l’occuper durant le trajet vers son nouveau domicile, de même qu’un souvenir associé à chacune d’entre elles. Les membres du groupe ont apporté de petits gâteaux et ont écrit des messages dans une grande carte qu’elle allait pouvoir accrocher au mur. Chaque participante a reçu une photo souvenir de cette journée. Par la suite, les filles ont informé le personnel qu’elles comptaient rester en contact par messages textes et au moyen de Facebook.

Si cela est possible, envisagez d’avoir un entretien de départ avec la mentore afin de mieux comprendre ses motifs. Ce peut être aussi l’occasion de lui faire part de votre questionnement et de discuter des améliorations qui pourraient être apportées au programme afin de prévenir d’autres fins de mentorat prématurées. Si une rencontre en personne ne peut avoir lieu, vous pouvez solliciter ses commentaires par courriel, en soulignant que son point de vue devrait permettre d’enrichir le programme.

Le départ prématuré d’une mentorée perturbe aussi la cohésion et plus la dynamique du groupe avec lequel elle était jumelée. À la fois les autres filles et les mentores vont probablement ressentir une perte. Il est important de célébrer sa participation au programme et d’offrir à toutes l’occasion de se dire au revoir. Vous pouvez aussi encourager les filles à demeurer en contact, que ce soit en s'écrivant des lettres ou par l’entremise des médias sociaux.

Points à retenir

La gestion de la dynamique de groupe est une tâche continue dans un programme de mentorat de groupe pour filles. L’essentiel est de se préparer à résoudre des difficultés courantes susceptibles de survenir pendant le déroulement du programme. Quand vous ferez la planification, gardez à l’esprit les éléments suivants :

  • Les rapports de mentorat connaissent différentes phases de développement. Des conflits surviennent parfois entre les filles, mais ce sont des occasions d’apprentissage que l’on peut aborder de façon constructive.
  • La théorie du développement des groupes de Tuckman et les trois phases de développement d’un rapport de mentorat sont des références utiles.
  • Diverses raisons amènent des mentores ou des mentorées à manquer des activités ou à cesser de participer au programme. Il est très important de comprendre la cause de leur absence ou de leur départ, et de tenter d’y remédier.
  • Quand un rapport de mentorat se termine de façon prématurée, il est important de prévoir des activités qui permettront de célébrer ce qui a été appris durant le parcours, en plus de donner aux filles la chance de se dire au revoir.

Contactez: mentoringgirls(at)canadianwomen.org